Qualicert : les coulisses

Demandée à la suite de l’intégration de l’IAE Savoie Mont Blanc au réseau IAE France, la certification Qualicert est fondamentale pour valider l’entrée définitive dans le réseau. Tout nouvel entrant doit effectivement être certifié dans l’année qui suit l’intégration, de façon à mobiliser l’ensemble des équipes administratives et pédagogiques dans une démarche d’amélioration continue.

Cette certification est le résultat de plusieurs mois de travail pilotés par Jean-Robert Compérat, chargé de mission Qualité à l’IAE, et Claire Salmon, directrice de l’IAE. Jean-Robert Compérat, Maître de Conférence spécialisé en gestion de projet, également instructeur APICS et consultant en organisation industrielle, a guidé l’ensemble des personnels enseignants et administratifs dans cette démarche. Des groupes d’étudiants en Master Management et Développement Industriel (MDI) ont également été fortement associés aux différentes phases de ce projet fructueux.

L'avant-première

Bien avant l’intégration du réseau IAE France, les parties prenantes travaillaient déjà sur des processus d'amélioration continue. A partir d’octobre 2014, Camille Leduc, Nubia Moreira et Laura Rennard, alors étudiantes en Master 2 MDI, ont entamé un travail de pré-audit auprès des différents services de l’IAE. L’objectif ? Identifier les forces et les faiblesses de l’institut et "savoir si la certification était à notre portée sans travail démesuré !" précise Jean-Robert Compérat. 
Ce premier décryptage mené par les étudiantes a notamment permis à la Direction de l’IAE de consolider son intervention lors de l’audit d’entrée dans le réseau. Ainsi, le 10 juin 2015, l’Assemblée Générale Extraordinaire IAE France vote à l’unanimité en faveur de l’intégration de l’IAE Savoie Mont Blanc. Sur la base d’un rapport approfondi constitué par la direction de l’IAE, cette décision fait suite à un audit réalisé par Jérome Rive, Président du réseau, directeur de l’IAE de Lyon et Virginie de Barnier, Vice-présidente, directrice de l’IAE d’Aix-Marseille dans nos locaux.

Le vif du sujet

Suite logique, l’ensemble des personnels de l’IAE, toujours guidé par Jean-Robert Compérat, doit ensuite témoigner de son excellence, de la qualité de son fonctionnement et de ses formations à travers l’obtention de la certification Qualicert. L’IAE SMB bénéficiera d’un audit blanc en novembre 2015 et sera audité officiellement en avril 2016.

A la réception du référentiel de critères Qualicert, différentes phases de préparation de l’audit sont donc définies :
La compréhension et l’analyse du référentiel par les équipes auditées. Chaque service devait recenser et rassembler l’ensemble des documents attendus.
L’organisation et la réalisation de l’audit blanc qui a eu lieu les 26 et 27 novembre 2015 mené par un auditeur de la société SGS. Cet audit blanc a permis d’attester de la qualité déjà existante de l’IAE et d’identifier les points à améliorer pour la mise en conformité. Cette première rencontre a permis aux différentes équipes pédagogiques, administratives et de recherche d’envisager plus sereinement l’audit officiel.
L’élaboration d’un plan d’actions de mise en conformité à mettre en œuvre entre décembre 2015 et mars 2016.
L’organisation et la réalisation de l’audit officiel en avril 2016.

Collaboratif et participatif

Pour franchir ces différentes étapes, un nouveau groupe d’étudiants a été constitué. Dans le cadre de leur projet de fin d’études,Grégoire Duclos, Jules Gerat, Tristan Lavelle et Jérémy Meliard, étudiants en M2 MDI, ont ainsi pris la relève et accompagné Jean-Robert Compérat dans ce travail de longue haleine.

Ils ont tout d’abord participé à la définition du plan d’actions visant la mise en conformité, en identifiant notamment tous les écarts lors de l’audit blanc. Futurs professionnels de la qualité, les étudiants ont par ailleurs mené de A à Z plusieurs missions parmi lesquelles la mise en place d’une formation pour les enseignants audités. Dominique Kréziak, responsable du Master Management et Ingénierie des Evénements, a ainsi apprécié les modèles de présentation powerpoint et les propositions d’architecture documentaire. Les quatre étudiants ont également conduit une réunion dédiée au réseau des anciens, point faible évoqué lors de l’audit blanc.

Ce véritable travail participatif a été mis en place avec l’aide d’outils collaboratifs qui ont permis à chacun de suivre en temps réel l’avancée du projet et grâce à de fréquentes réunions entre les différents acteurs.

Satisfait de l’investissement des étudiants, Jean-Robert Compérat met en avant leur professionnalisme qui s’est renforcé tout au long de la préparation : "au début, c’est un peu difficile, les étudiants n'osent pas dire ce qu'ils pensent et ne trouvent pas toujours les mots. Puis, le temps passe et leur vrai potentiel créatif se révèle ! Il faut leur faire confiance à ce moment-là. Ils se comportaient en vrais professionnels réactifs, fiables et voulant faire au mieux".

Et maintenant ?

Désormais, place au bilan, continuer sur cette belle lancée et se concentrer sur les axes d’amélioration. Au programme, la finalisation du référentiel documentaire numérique de l’IAE et la mise en place d’actions pour favoriser l’interaction entre les deux sites de l’IAE. De futurs projets pour les étudiants du M2 MDI ?